«Stratus ist genial einfach» – Interview mit Daniel Schrepfer
10.03.2025
Daniel Schrepfer war von 2013 bis 2021 als Leiter Stratus für die Produktentwicklung und die Kundenbetreuung zuständig. Er kennt die Software in- und auswendig – nicht nur als Entwickler, sondern auch als Anwender. Bevor er sich Stratus widmete, leitete er die Immobilienabteilung der Neuapostolischen Kirche Schweiz und verwaltete ein international diversifiziertes Portfolio von über 300 Gebäuden. Stratus erwies sich dabei als unverzichtbares Werkzeug, um diesen Bestand effizient zu steuern.
Seit 2024 befindet sich Daniel Schrepfer im Ruhestand. Wir haben mit ihm über die Bedeutung des strategischen Immobilienportfolio-Managements gesprochen und darüber, für wen dieser Ansatz besonders wertvoll ist.
Wir von Stratus betonen immer wieder, wie wichtig es ist, ein Immobilienportfolio strategisch zu managen. Dabei ist der Begriff des Immobilienportfolios gar nicht so weit verbreitet und bei Städten und Gemeinden kaum etabliert. Und das, obwohl praktisch jede Stadt und jede Gemeinde ein Immobilienportfolio besitzt und managen muss.
Zum Einstieg haben wir Daniel Schrepfer daher gebeten darzustellen, was ein Immobilienportfolio ist und welches Konzept dahintersteckt?
Daniel Schrepfer: Ein Immobilienportfolio umfasst mehrere Immobilien, die gemeinsam verwaltet werden. Während eine einzelne Immobilie noch kein Portfolio bildet, geht es bei einem Portfolio darum, verschiedene Objekte strategisch zu steuern. Der Begriff Portfolio stammt ursprünglich aus der Kapitalmarkttheorie, wo die Risiken unterschiedlicher Anlageobjekte durch Diversifikation minimiert werden. Auch in der Immobilienwirtschaft ist dies relevant: Immobilien sind investitionsintensive Kapitalanlagen, für die es bestimmte Renditeerwartungen und Risiken gibt. Ein kluges Management hilft, diese Risiken zu steuern, Erträge zu optimieren und eine langfristige Planungssicherheit zu gewährleisten. Besonders in der öffentlichen Hand gibt es oft unterschiedliche Immobilientypen, beispielsweise Schulgebäude, Verwaltungsgebäude oder Sportstätten, die unterschiedliche Anforderungen mit sich bringen. In der Praxis verfährt man häufig so, dass Immobilienportfolios in Teilportfolios segmentiert werden. Für jedes dieser Segmente kann dann eine eigene Strategie entwickelt werden.
Welche Fragen hat ein Immobilienverantwortlicher, insbesondere in einer Gemeinde, an sein Immobilienportfolio?
Ein Immobilienverantwortlicher muss sicherstellen, dass er mit begrenzten Ressourcen eine funktionale, wirtschaftliche und nachhaltige Infrastruktur bereitstellt. Dabei stellt er sich Fragen wie: Wo besteht akuter Handlungsbedarf? Welche Massnahmen sind langfristig notwendig? Welche Immobilien sind in gutem Zustand und wo sind grössere Investitionen nötig? Wichtig ist, dass Immobilien kontinuierlich instand gehalten werden, damit sie über Jahrzehnte hinweg nutzbar bleiben.
Vor allem in der öffentlichen Hand sind viele Gebäude Sonderimmobilien – ein Schulhaus oder eine Turnhalle kann nicht einfach verkauft oder umgenutzt werden, wie es bei einem Wohngebäude der Fall wäre. Daher ist es entscheidend, an den richtigen Stellen und zur richtigen Zeit zu investieren, um den Wert und die Funktionalität langfristig zu erhalten. Dabei kann es je nach Anforderungen durchaus Unterschiede geben. Ein Universitätsgebäude sollte nicht komplett verlottern, sonst zieht es nicht mehr die besten Professoren an. Das spielt bei einem Lagergebäude für den Werkhof keine Rolle. Ein solches Gebäude darf durchaus mal in einem schlechteren Zustand sein, da hat man nicht so hohe Ansprüche.
An diesem Beispiel wird auch der Portfoliogedanke deutlich. Es geht eben gerade nicht darum, immer alle Gebäude im gleichen Zustand zu haben. Ebenso ist es nicht zielführend, vielleicht 15 Prozent aller Gebäude auf einem super Level zu haben und alle anderen so, dass die Nutzenden sich darin nicht wohlfühlen. Das Gesamtportfolio muss bedarfsgerecht aufgestellt sein. Eine gute Software hilft, genau diese Fragestellungen datenbasiert zu beantworten.
Gilt das für alle Immobilienportfolios, auch für kleinere?
Ja, der Portfoliogedanke gilt unabhängig von der Grösse. Bei einem kleinen Immobilienportfolio mit zehn bis fünfzehn Gebäuden haben die Verantwortlichen oft noch einen direkten Überblick über den Zustand und die Nutzung. In grossen Immobilienportfoliosortfolios hingegen wird es schwieriger, alle Gebäude im Blick zu behalten. Doch auch in kleinen Gemeinden besteht das Problem, dass Wissen oft an Einzelpersonen gebunden ist – etwa an langjährige Mitarbeitende, die irgendwann in Rente gehen. Ist das Wissen nicht strukturiert dokumentiert, entsteht ein Risiko. Daher lohnt sich auch für kleinere Immobilienportfolios eine professionelle und unabhängige Datenhaltung. Ein digitales System sichert das Wissen über Gebäude, Instandhaltungsmassnahmen und zukünftige Investitionen – unabhängig von einzelnen Personen.
Manche arbeiten noch mit Excel und sagen, das reicht. Stimmt das?
Excel ist ein vielseitiges Tool, mit dem viele Immobilienverantwortliche arbeiten. Doch es hat entscheidende Schwächen: Es speichert lediglich statische Daten und kann die dynamische Entwicklung eines Gebäudes nicht abbilden. Eine spezialisierte Software wie Stratus hingegen ermöglicht Simulationen, Visualisierungen und Analysen, die vorausschauende Entscheidungen unterstützen. Zudem ist Excel oft handgestrickt. Und wenn die Person, die die Datei gepflegt hat, dann irgendwann ausscheidet, bleibt eine komplexe, schwer nachvollziehbare Tabelle zurück. Ein professionelles System stellt sicher, dass alle relevanten Daten strukturiert verfügbar sind. Stratus bietet darüber hinaus zusätzliche Funktionen, etwa Prognosen zum Gebäudealterungsprozess.
Was unterscheidet strategisches Immobilienportfolio-Management von Property Management oder Facility-Management?
Facility-Management verfolgt einen Bottom-up-Ansatz. Es ist operativ ausgerichtet, das heisst, es kümmert sich um den täglichen Betrieb und die kurzfristige Instandhaltung – etwa um defekte Heizungen oder Reparaturen. Property Management fokussiert sich auf die wirtschaftliche Verwaltung, insbesondere bei vermieteten Immobilien. Strategisches Portfolio-Management hingegen verfolgt einen übergeordneten Ansatz: Es betrachtet das gesamte Immobilienportfolio langfristig, setzt Prioritäten und definiert strategische Ziele.
Ein zentraler Vorteil des strategischen Immobilienportfolio-Managements ist die Möglichkeit, begrenzte finanzielle Mittel optimal zu verteilen. So lassen sich zum Beispiel Konflikte zwischen verschiedenen Nutzungsgruppen – etwa zwischen Schulen und Sportvereinen – objektiv moderieren, indem datenbasierte Argumente zur Entscheidungsfindung genutzt werden.
So ein strategischer Ansatz hilft dann auch auf der Ebene des Facility-Managements, die Ressourcen effizienter einzusetzen. Wenn ich weiss, dass in absehbarer Zeit in einem Schulhaus eine grosse Renovation ansteht, dann muss bis dahin eben nicht mehr alles perfekt instand gehalten werden. Das spart Zeit und Geld, denn der Hauswart kann sich auf andere Gebäude konzentrieren. Und er kann auch erklären, warum. In Stratus sind entsprechende Normstrategien hinterlegt, die dann angepasst werden können.
Stichwort "Normstrategie": Was ist damit gemeint und welche gibt es?
Normstrategien sind vordefinierte, bewährte Vorgehensweisen für den Umgang mit Immobilien innerhalb eines Portfolios. Sie helfen, strategische Entscheidungen auf eine standardisierte und nachvollziehbare Weise zu treffen. Stratus bietet verschiedene Normstrategien, welche noch feiner unterteilt und individuell angepasst werden können, zum Beispiel:
- Normstrategie 1: «Fortführen»:
Diese Strategie gilt für Immobilien, die derzeit keinen akuten Handlungsbedarf aufweisen. Sie sind funktional, wirtschaftlich und baulich in gutem Zustand. Es sind weder grössere Erneuerungsmassnahmen noch umfangreiche Investitionen erforderlich.
- Normstrategie 2: «Erneuern»
Hierbei handelt es sich um eine umfassende Sanierung oder Modernisierung einer Immobilie, wenn sich zeigt, dass der bauliche Zustand nicht mehr genügend gut ist. Diese Strategie kann sowohl für bauliche als auch für technische Erneuerungen angewandt werden. Bei der Erneuerung entscheidet man sich normalerweise zwischen Teilerneuerung und Erneuerung in Etappen. Wenn nur bestimmte Gebäudeteile, etwa die Fassade, das Dach oder die technische Ausstattung, modernisiert werden müssen, kommt die Teilerneuerung zum Einsatz. So lassen sich Kosten optimieren, indem gezielt in besonders sanierungsbedürftige Bereiche investiert wird. Die Erneuerung in Etappen ist besonders für Gebäude relevant, die während der Sanierung weiter genutzt werden müssen. Beispielsweise kann ein Schulgebäude nicht einfach für zwei Jahre geschlossen werden. Hier erfolgt die Sanierung geschoss- oder traktweise, um den Betrieb möglichst wenig zu beeinträchtigen.
- Normstrategie 3: «Entwickeln»
Diese Strategie gilt für Immobilien, die den Anforderungen der Nutzenden nicht oder nicht mehr entsprechen. Das kann sein, wenn beispielsweise in einem Schulhaus zu wenig Räume oder Flächen vorhanden sind oder die Betriebsabläufe nicht stimmen. Auch energetische Mängel oder solche im Hinblick auf Sicherheit können dazu führen, dass darüber nachgedacht werden muss, ob und wie die Immobilie erweitert oder ertüchtigt werden kann. Das sind differenzierte Fragestellungen, bei denen verschiedene Lösungsstrategien untersucht werden.
- Normstrategei 4: «Abstossen oder schliessen»
Auch das ist manchmal eine Option, zum Beispiel, wenn eine Immobilie aus strategischer Sicht nicht mehr haltbar ist, sei es aufgrund hoher Unterhaltskosten, ungünstiger Lage oder fehlender Nutzungsmöglichkeiten. Oder weil zum Beispiel aufgrund hoher Instandsetzungsaufwendungen nicht mehr wirtschaftlich saniert werden kann. In solchen Fällen kann die Immobilie entweder verkauft oder geschlossen und abgerissen werden. Oft wird im Zuge dessen ein Ersatzbau an einem geeigneteren Standort errichtet.
Eine solch systematische Herangehensweise hat viele Vorteile, denn die Normstrategien helfen dabei, Investitionen gezielt zu steuern und den gesamten Bestand effizient zu managen. Stratus verfügt über aussagestarke Visualisierungsmöglichkeiten, um die strategischen Optionen transparent und nachvollziehbar aufzuzeigen.
Sind Städte und Gemeinden auf die klimaneutrale Umstellung ihrer Immobilien vorbereitet?
Die Situation ist sehr unterschiedlich. Einige Gemeinden sind gut aufgestellt, vor allem sogenannte Energiestädte, die seit Jahren gezielt in nachhaltige Massnahmen investieren. Andere hingegen haben Schwierigkeiten, weil finanzielle Mittel fehlen oder andere Prioritäten gesetzt werden. Ein grosses Problem für viele Gemeinden ist, dass oft akuter Platzmangel besteht – etwa im Schulbereich –, sodass energetische Sanierungen hintangestellt werden.
Auf den Weg machen müssen sich aber alle: Sie müssen Wege finden, ihre Gebäude klimafreundlicher zu gestalten. Erste sinnvolle Schritte sind beispielsweise der Einsatz moderner Heizsysteme wie Wärmepumpen, die Nutzung erneuerbarer Energien oder die schrittweise Verbesserung der Gebäudehülle. Entscheidend ist, dass energetische Sanierungen nicht isoliert betrachtet werden, sondern mit anderen baulichen Massnahmen abgestimmt werden. Dafür ist es elementar, den Zustand der Gebäude zu kennen und prognostizieren zu können, wie sich die Gebäude oder deren Bauteile entwickeln. Für das Thema Nachhaltigkeit hat Stratus ein sogenanntes Nachhaltigkeitsfeature entwickelt, das den wirtschaftlich besten Weg aufzeigt, um die CO₂-Emissionen eines Immobilienportfolios zu senken.
Was kann eine professionelle Software wie Stratus leisten?
Stratus hebt sich vor allem durch die dynamische Abbildung des Gebäudezustands ab. Während viele Facility-Management-Programme nur statische Daten speichern, bietet Stratus eine Zustandsprognose: Sie zeigt, wie sich ein Gebäude über die nächsten Jahre hinweg entwickelt und wann welche Massnahmen sinnvoll sind. Dadurch lassen sich langfristige Strategien entwickeln, die nicht nur aktuelle Herausforderungen lösen, sondern auch zukünftige Probleme vermeiden. Zudem ermöglicht Stratus Visualisierungen und Simulationen, die den Entscheidungsprozess unterstützen – sei es für Fachleute oder politische Entscheidungsträger:innen. Ein weiterer Vorteil ist die Nachvollziehbarkeit: Während einige KI-gestützte Systeme auf undurchsichtige Algorithmen setzen, basiert Stratus auf fundiertem, dokumentiertem Wissen. Schon als Anwender habe ich an Stratus geschätzt, wie genial einfach es zu handhaben ist.
Welche drei Fragen sollten sich Immobilienverantwortliche vor der Anschaffung einer professionellen Software stellen?
Wenn ich in einer Stadt oder Gemeinde für das Immobilienportfolio verantwortlich wäre, dann würde ich mir vor der Anschaffung einer neuen Software überlegen:
- Wer soll mit der Software arbeiten?
Gerade in kleineren Gemeinden wird Immobilienmanagement oft nebenbei betrieben. Die Software sollte daher intuitiv verständlich sein, sodass sich die Nutzer nicht jedes Mal neu einarbeiten müssen.
- Welche Daten sind wirklich notwendig?
Es ist wichtig, ein Gleichgewicht zu finden zwischen umfassender Information und pragmatischer Datenerhebung. Zu viele Details können den Verwaltungsaufwand unnötig erhöhen und bringen gar nicht viel mehr an entscheidungsrelevanter Information.
- Deckt die Software alle Immobilienarten und Anforderungen ab?
Öffentliche Portfolios bestehen oft aus einer heterogenen Mischung von Gebäuden – von Schulhäusern bis zu Werkhöfen. Eine gute Software sollte flexibel genug sein, um alle Nutzungsarten sinnvoll abzubilden.
Wem würden Sie Stratus empfehlen, und warum?
Stratus ist für alle Immobilienbesitzer ab etwa zehn Gebäuden eine sinnvolle Investition – egal, ob es sich um Gemeinden, Wohnbaugenossenschaften oder gewerbliche Eigentümer handelt. Immobilien sind langfristige, kostenintensive Investitionen. Ohne eine vorausschauende Planung kann es schnell zu unerwarteten Kostenexplosionen kommen. Stratus ermöglicht eine präzise Langfristplanung und Simulationen, die helfen, finanzielle Überraschungen zu vermeiden. Besonders für mittlere und grosse Immobilienportfolios lohnt sich der Einsatz, da er fundierte Entscheidungen erleichtert und langfristig Kosten spart. Letztlich geht es nicht nur um Effizienz, sondern auch darum, die richtigen Investitionen zur richtigen Zeit am richtigen Gebäude zu tätigen.
